Informácia o spracúvaní osobných údajov
Zásady ochrany osobných údajov v zmysle článkov 12, 13 a 14 GDPR
Služba digitálnej spomienky s QR/NFC kódom – Lordem Memories
Tento dokument informuje dotknuté osoby o tom, ako prevádzkovateľ spracúva osobné údaje v súvislosti so službou digitálnej spomienky a prevádzkou e-shopu. Týka sa najmä objednávateľov, hlavných a náhradných správcov, osôb odosielajúcich podklady, žijúcich osôb zachytených v podkladoch, žiadateľov o kontakt či prístup, ako aj návštevníkov webových stránok www.lordem.sk a www.cloudmemories.eu. Osobné údaje spracúvame v súlade s GDPR a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.
1. Prevádzkovateľ
| Prevádzkovateľ | Lordem s. r. o. |
|---|---|
| Právna forma | spoločnosť s ručením obmedzeným |
| Sídlo | Zvolenská 12, Bratislava – mestská časť Ružinov 821 09 |
| IČO | 54 490 570 |
| Zápis | Obchodný register Mestského súdu Bratislava III, odd. Sro, vl. č. 159664/B |
| Štatutárny orgán | Michal Šimonovič, konateľ |
| memories@lordem.sk | |
| Telefón | 0914 288 807 |
| Webové stránky | www.lordem.sk (prezentácia a e-shop), www.cloudmemories.eu (digitálne spomienky) |
Prevádzkovateľ nemá ustanovenú zodpovednú osobu (DPO), nakoľko na to nie je podľa GDPR povinný. Vo veciach ochrany osobných údajov kontaktujte prevádzkovateľa na uvedených kontaktoch.
2. Údaje zosnulých osôb a zvierat
GDPR a slovenský zákon o ochrane osobných údajov chránia osobné údaje žijúcich fyzických osôb. Údaje zosnulých osôb nie sú osobnými údajmi v zmysle GDPR (recitál 27); prevádzkovateľ s nimi napriek tomu nakladá dôstojne a primerane, najmä z etických dôvodov a z dôvodu ochrany pamiatky. Pri spomienkach na domáceho miláčika alebo zviera sa GDPR neuplatňuje na údaje zvieraťa, naďalej sa však uplatňuje na údaje objednávateľa, správcov, prispievateľov a žijúcich osôb zachytených v podkladoch.
3. Stručne o službe
Predmetom služby Lordem Memories je vytvorenie a prevádzka digitálnej spomienkovej stránky. QR alebo NFC nosič je doplnkový alebo prístupový prvok k digitálnej službe – môže byť umiestnený na hrobovom či pietnom mieste, rámiku fotografie, spomienkovom predmete alebo inom mieste podľa rozhodnutia objednávateľa alebo správcu. Po naskenovaní sa sprístupní pamätná stránka so základnými údajmi (napr. meno, dátum narodenia a úmrtia, životné míľniky), fotografiami, prípadne videom a možnosťou zanechať spomienku. Subjektom spomienky môže byť aj domáci miláčik alebo zviera.
Ak je jedno QR/NFC alebo odkaz priradené k viacerým subjektom spomienky (napríklad pri spoločnom hrobovom mieste), po naskenovaní sa najprv zobrazí spoločná úvodná stránka so zoznamom týchto subjektov (fotografia, meno, dátum narodenia a úmrtia), z ktorej je možné prejsť na samostatnú pamätnú stránku každého z nich. Keďže ide o údaje zosnulých osôb, aj v tomto prípade platí, že tieto údaje nie sú osobnými údajmi v zmysle GDPR (viď čl. 2) – rovnaké pravidlá spracúvania sa vzťahujú aj na túto spoločnú úvodnú stránku ako na jednotlivé pamätné stránky.
Služba sa poskytuje v balíkoch Ambient, Pro a Elite a v rôznych režimoch viditeľnosti (verejný, kombinovaný s chránenou rodinnou časťou, alebo súkromný/chránený). Pamätné stránky sú umiestnené na doméne cloudmemories.eu, sú blokované voči vyhľadávačom a nedajú sa vyhľadať podľa mena – prístup je možný len cez jedinečný odkaz s viacmiestnym kódom. Blokovanie indexovania však nezaručuje absolútne súkromie: každá osoba, ktorá získa odkaz alebo naskenuje kód, môže vidieť obsah v rozsahu podľa zvoleného režimu. Podrobné zmluvné podmienky upravujú Všeobecné obchodné podmienky (VOP).
4. Základné pojmy
Osobný údaj – akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej žijúcej fyzickej osoby (meno, e-mail, telefón, IP adresa, podobizeň a pod.).
GDPR – Nariadenie (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov.
Dotknutá osoba – fyzická osoba, ktorej sa osobné údaje týkajú.
Prevádzkovateľ – osoba, ktorá určuje účel a prostriedky spracúvania (Lordem s. r. o.).
Sprostredkovateľ – osoba, ktorá spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa.
Oprávnený záujem – záujem prevádzkovateľa alebo tretej strany, ak neprevažuje nad právami a slobodami dotknutej osoby.
5. Kategórie dotknutých osôb
- objednávateľ služby a tovaru,
- hlavný správca a náhradný správca spomienky,
- osoby odosielajúce fotografie, videá, texty alebo spomienky (cez objednávkový formulár, individuálny odkaz alebo Rodinný spomienkový link),
- žijúce osoby zachytené na fotografiách alebo videách a osoby uvedené v textoch,
- žiadatelia o kontakt, prístup, opravu, výmaz alebo námietku,
- návštevníci webových stránok a používatelia formulárov,
- žiadatelia o rodinný prístup ku správe digitálnej spomienky podaní prostredníctvom kartičky rodinného prístupu.
6. Účely, právne základy a doby uchovávania
Právne základy sú uvádzané podľa čl. 6 ods. 1 GDPR: písm. a) súhlas, písm. b) plnenie zmluvy, písm. c) zákonná povinnosť, písm. f) oprávnený záujem.
| Účel spracúvania | Kategórie spracúvaných údajov | Právny základ (čl. 6 GDPR) | Doba uchovávania |
|---|---|---|---|
| Vybavenie objednávky a kúpnej zmluvy (e-shop) | Meno a priezvisko, fakturačná a doručovacia adresa, e-mail, telefón, objednaný produkt (variant QR/NFC), údaje o platbe, číslo objednávky | písm. b) – plnenie zmluvy; písm. c) – zákonná povinnosť | Počas trvania zmluvy; účtovné a daňové doklady po zákonné lehoty (viď účtovníctvo); údaje k reklamáciám podľa Občianskeho zákonníka |
| Účtovníctvo a plnenie daňových povinností | Identifikačné, kontaktné a fakturačné údaje | písm. c) – zákonná povinnosť | Účtovné doklady 10 rokov; daňové doklady 5 rokov (po roku, ktorého sa týkajú) |
| Vytvorenie a prevádzka digitálnej spomienky (jadro služby) | Obsah dodaný objednávateľom alebo rodinou – životopisné údaje, fotografie, videá, texty; údaje žijúcich osôb zachytených v podkladoch; zvolený režim. (Údaje zosnulých nie sú osobnými údajmi podľa GDPR – viď čl. 2.) | písm. b) – plnenie zmluvy; písm. f) – oprávnený záujem na riadnej prevádzke služby | Počas zaplateného obdobia (prvý rok v cene, balík Elite najmenej 36 mes.); po neobnovení ochranná lehota 60 dní, potom deaktivácia a dočasné uchovanie cca 3 mesiace na možnú obnovu, následne výmaz |
| Sprístupnenie spomienky cez QR/NFC kód a doménu cloudmemories.eu | Obsah spomienky sprístupnený cez jedinečný odkaz s viacmiestnym kódom; technické údaje prístupu | písm. b) – plnenie zmluvy; písm. f) – oprávnený záujem | Počas trvania služby |
| Rodinný spomienkový link a prispievatelia | Meno odosielateľa, kontakt, vzťah k spomienke, nahrané podklady, vyhlásenia | písm. f) – oprávnený záujem; písm. b) – v rámci zmluvy s objednávateľom | Počas prípravy a trvania služby; nepoužité podklady po ukončení prípravy odstránené alebo podľa dohody |
| Správa spomienky (hlavný a náhradný správca) | Identifikačné a kontaktné údaje správcu, história komunikácie, pokyny k úpravám | písm. b) – plnenie zmluvy; písm. f) – oprávnený záujem | Počas trvania služby a primeranú dobu po jej ukončení na ochranu práv |
| Kontaktný formulár a komunikácia | Meno, e-mail, telefón, obsah správy | písm. f) – oprávnený záujem | 6 mesiacov od vybavenia požiadavky, resp. od ukončenia vzájomnej komunikácie |
| Žiadosti o sprostredkovanie kontaktu so správcom alebo o prístup k spomienke | Meno, kontakt, vzťah, dôvod žiadosti, obsah správy | písm. f) – oprávnený záujem | Po dobu potrebnú na vybavenie a primeranú dobu na preukázanie vybavenia |
| Vybavenie žiadosti o rodinný prístup podanej cez kartičku (QR + individuálny overovací kód) | Meno, e-mailová adresa, voliteľná poznámka žiadateľa, dátum a IP adresa žiadosti | písm. f) – oprávnený záujem na vybavovaní žiadostí o správu digitálnej spomienky; príp. písm. b), ak žiadosť súvisí s plnením existujúcej zmluvy | Do vybavenia žiadosti a primeranú dobu po jej vybavení (evidenčné a dôkazné účely) |
| Reklamácie, námietky a spory | Identifikačné a kontaktné údaje, popis, dôkazy, komunikácia | písm. c) – zákonná povinnosť; písm. f) – oprávnený záujem | Počas vybavenia a primeranú dobu podľa právnych predpisov alebo na ochranu práv |
| Marketing – newsletter, e-mail, prípadne SMS a katalóg | E-mail, meno, priezvisko, prípadne telefón alebo adresa | písm. a) – súhlas (pri vlastných zákazníkoch v rozsahu zákona písm. f)) | Počas platnosti súhlasu, resp. do jeho odvolania |
| Referencie a hodnotenia | Meno, priezvisko, prípadne fotografia, obsah referencie | písm. a) – súhlas | Počas obdobia, na ktoré bol súhlas udelený |
| Webová stránka a cookies | Cookies, online identifikátory, IP adresa, údaje o návštevnosti a preferenciách | písm. a) – súhlas (okrem nevyhnutných cookies) | Podľa typu a doby expirácie jednotlivých cookies (viď čl. 14) |
| Bezpečnosť a technická prevádzka webu | IP adresa, logy, technické identifikátory, záznamy chýb | písm. f) – oprávnený záujem na bezpečnosti a funkčnosti | Primeraná doba podľa bezpečnostných potrieb a nastavenia hostingu |
| GDPR agenda (vybavovanie práv, evidencia incidentov) | Identifikačné a kontaktné údaje dotknutých osôb a žiadateľov | písm. c) – zákonná povinnosť | 5 rokov – objektívna lehota na kontrolu Úradom na ochranu osobných údajov |
7. Príjemcovia a sprostredkovatelia
Osobné údaje sa v závislosti od účelu sprístupňujú týmto príjemcom:
- poskytovateľ webhostingu a serverov pre stránky lordem.sk a cloudmemories.eu (Websupport, s. r. o.),
- externá účtovná spoločnosť,
- poskytovatelia platobných, fakturačných, e-mailových, formulárových a newsletterových služieb,
- dopravca, Slovenská pošta alebo kuriérska služba pri doručení fyzických produktov,
- osoby poverené prevádzkovateľom (IT podpora, správa webu, tvorba profilov podľa šablóny alebo na mieru),
- orgány verejnej moci (najmä daňový úrad), ak to vyžadujú právne predpisy,
- subjekt alternatívneho riešenia sporov alebo právny zástupca pri uplatňovaní a obhajobe práv.
Ak objednávateľ alebo prispievateľ použije vlastné cloudové úložisko alebo službu na prenos súborov, spracúvanie v rámci tejto služby sa riadi aj podmienkami jej poskytovateľa.
8. Prenos do tretích krajín
Prevádzkovateľ v zásade nevykonáva prenos osobných údajov do krajín mimo EÚ/EHP. Ak by pri niektorých technických alebo cloudových službách mohlo dôjsť k prenosu alebo prístupu z tretích krajín, prevádzkovateľ sa spolieha na primerané záruky podľa GDPR (rozhodnutie o primeranosti, štandardné zmluvné doložky alebo iný právny mechanizmus).
9. Osoby na fotografiách a videách
Ak fotografia alebo video obsahuje žijúce osoby, ich podobizeň a iné osobné údaje môžu byť spracúvané v rozsahu potrebnom na vytvorenie a prevádzku digitálnej spomienky. Za oprávnenosť poskytnutia a zverejnenia podkladov zodpovedá objednávateľ alebo osoba, ktorá ich poskytla. Ak dotknutá žijúca osoba namieta zverejnenie svojej podobizne alebo údajov, môže kontaktovať prevádzkovateľa, ktorý sporný obsah dočasne skryje alebo odstráni podľa VOP.
10. Bezpečnostné opatrenia
Prevádzkovateľ prijíma primerané technické a organizačné opatrenia, najmä: obmedzenie a riadenie prístupov, prihlasovanie menom a heslom s pravidelnou aktualizáciou hesiel, používanie iba legálneho a aktualizovaného softvéru vrátane antivírusovej ochrany, SSL zabezpečenie, zálohovanie podľa technických možností, blokovanie pamätných stránok voči vyhľadávačom a ochranu prístupu cez jedinečný viacmiestny kód. Žiadny systém však nemožno považovať za absolútne bezpečný.
11. Práva dotknutých osôb
Dotknuté osoby majú nasledujúce práva:
- právo na prístup k osobným údajom a na kópiu spracúvaných údajov,
- právo na opravu nesprávnych a doplnenie neúplných údajov,
- právo na vymazanie (právo byť zabudnutý) v prípadoch podľa GDPR,
- právo na obmedzenie spracúvania,
- právo namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme a kedykoľvek proti priamemu marketingu,
- právo na prenosnosť údajov, ak sú splnené podmienky,
- právo odvolať súhlas, ak je spracúvanie založené na súhlase (bez vplyvu na zákonnosť spracúvania pred odvolaním),
- právo podať návrh, podnet alebo sťažnosť dozornému orgánu.
Každá žiadosť o výmaz podlieha individuálnemu posúdeniu, pretože prevádzkovateľ môže byť viazaný zákonnou povinnosťou alebo môže údaje spracúvať na základe oprávneného záujmu.
Dozorný orgán
Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, tel.: +421 2 32 31 32 14, www.uoou.sk.
Kontaktný bod a lehota na odpoveď
Práva môžete uplatniť e-mailom na adrese memories@lordem.sk alebo písomne na adresu sídla prevádzkovateľa. Prevádzkovateľ môže pri vybavovaní primerane overiť totožnosť žiadateľa. Vyjadrenie poskytneme najneskôr do jedného mesiaca; v odôvodnených prípadoch je možné lehotu predĺžiť o dva mesiace, o čom dotknutú osobu informujeme. Oznámenia poskytujeme bezplatne; pri zjavne neopodstatnených alebo neprimeraných (najmä opakovaných) žiadostiach môžeme účtovať primeraný poplatok alebo odmietnuť konať.
12. Automatizované rozhodovanie a profilovanie
Prevádzkovateľ nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania, ktoré by malo právne účinky alebo dotknutú osobu podobne významne ovplyvňovalo.
13. Poskytovanie osobných údajov
Poskytnutie osobných údajov je dobrovoľné. Ak však máte záujem uzatvoriť zmluvu (objednať službu alebo tovar), poskytnutie niektorých údajov môže byť nevyhnutné na jej uzatvorenie a plnenie. Odmietnutie poskytnutia údajov, ktoré nie sú nevyhnutné, nemá pre dotknutú osobu negatívne následky.
14. Používanie cookies
Webová stránka www.lordem.sk používa súbory cookies, ktoré počas prehliadania zbierajú a ukladajú informácie. Podľa GDPR (recitál 30) sú cookies online identifikátormi, ktoré sa v kombinácii s ďalšími informáciami môžu považovať za osobné údaje. Prevádzkovateľ používa cookies (okrem nevyhnutných) iba so súhlasom používateľa udeleným cez nástroj na správu súhlasu (cookie lišta). Súhlas je možné kedykoľvek odvolať a odmietnutie je rovnako jednoduché ako udelenie. Ak používateľ súhlas neudelí, dané cookies sa neaktivujú.
| Názov cookie | Poskytovateľ | Typ | Platnosť | Účel |
|---|---|---|---|---|
| CookieConsent | lordem.sk | HTTP – nevyhnutné | 1 rok | Ukladá stav súhlasu používateľa so súbormi cookie pre doménu |
| elementor | lordem.sk | HTTP – nevyhnutné | permanentné | Súvisí s témou WordPress; umožňuje zobrazenie a úpravu obsahu stránky |
| wc_cart_hash_# | lordem.sk | HTTP – nevyhnutné | permanentné | WooCommerce – stav nákupného košíka |
| wc_fragments_# | lordem.sk | HTTP – nevyhnutné | do konca relácie | WooCommerce – fragmenty košíka |
| wpEmojiSettingsSupports | lordem.sk | HTML – nevyhnutné | do konca relácie | Doručovanie a prezentácia obsahu, nastavenia stránky |
| woocommerce_recently_viewed | lordem.sk | HTTP – štatistické | do konca relácie | Naposledy prezerané produkty – interné štatistiky |
| sbjs_current / sbjs_current_add | lordem.sk | HTTP – marketingové | do konca relácie | Zber údajov o správaní a interakcii na optimalizáciu a relevantnosť reklamy |
| sbjs_first / sbjs_first_add | lordem.sk | HTTP – marketingové | do konca relácie | Zber údajov o správaní a interakcii používateľov |
| sbjs_migrations / sbjs_udata | lordem.sk | HTTP – marketingové | do konca relácie | Zber údajov o správaní a interakcii používateľov |
| sbjs_session | lordem.sk | HTTP – marketingové | 1 deň | Zber údajov o správaní a interakcii používateľov |
| ts_recently_viewed_products | lordem.sk | HTTP | 30 dní | Naposledy prezerané produkty |
Nevyhnutné cookies zabezpečujú základné funkcie stránky. Štatistické cookies pomáhajú anonymne pochopiť správanie návštevníkov. Marketingové cookies slúžia na zobrazovanie relevantnejšej reklamy.
15. Zmeny tohto dokumentu
Prevádzkovateľ môže tento dokument upraviť, najmä pri zmene právnych predpisov, technického riešenia, používaných služieb alebo obchodného procesu. Ak by zmeny mohli ovplyvniť práva dotknutých osôb, vhodným spôsobom a s dostatočným predstihom na ne upozorníme. Aktuálne znenie je dostupné na webovej stránke prevádzkovateľa.